Patientenkommunikation

Automatisierte Patienten- kommunikation mit etermio

  • Zeitersparnis

  • Verbesserte Patientenerfahrung

  • Datenschutzkonformität

  • Erhöhte Termintreue

Die Kommunikation zwischen Praxis und Patienten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig, vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben wie Terminerinnerungen oder dem Versand von Unterlagen. Bei der manuellen Verwaltung besteht die Gefahr, dass Patienten nicht rechtzeitig an bevorstehende Termine erinnert oder wichtige Dokumente wie Heil- und Kostenpläne oder Anamnesebögen nicht fristgerecht zugestellt werden. Zudem erhöht das Versenden und Bearbeiten dieser Dokumente den Verwaltungsaufwand erheblich.

Automatisierte Lösung

Ohne eine automatisierte Lösung kann es zu ineffizienten Praxisabläufen kommen. Patienten vergessen ihre Termine oder müssen mehrfach an Dokumente erinnert werden, was zusätzliche Arbeit für das Team bedeutet. Verpasste Termine und unnötige Verzögerungen im Behandlungsprozess führen zu Umsatzverlusten und mindern die Patientenzufriedenheit. Darüber hinaus erfordert der DSGVO-konforme Versand von sensiblen Dokumenten wie Heilkostenplänen oder Rechnungen manuelle Kontrollen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Eine effiziente, automatisierte Patientenkommunikation, die Terminerinnerungen, den Versand von Unterlagen und das Nachverfolgen von Dokumenten in einem System vereint, ist unerlässlich. Dabei müssen Datenschutzanforderungen wie die DSGVO eingehalten werden, und es sollte eine Möglichkeit zur digitalen Unterschrift bestehen, die Behandlungsprozesse beschleunigt und Therapiepläne sofort zur Buchung freigibt.

 

Automatisierte Patientenkommunikation

Mit der automatisierten Patientenkommunikation von eTermio kann die Praxis sowohl Terminerinnerungen als auch wichtige Dokumente wie Infomaterial, Aufklärungsunterlagen oder Anamnesebögen automatisch an Patienten versenden. Der Versand erfolgt datenschutzkonform nach DSGVO-Richtlinien, insbesondere bei sensiblen Dokumenten wie Heilkostenplänen und Rechnungen. Patienten können diese Dokumente nicht nur empfangen, sondern auch digital signieren, was als Trigger dient, um hinterlegte Therapiepläne zur Buchung freizugeben.
Die Erinnerungsfunktion arbeitet automatisch und berücksichtigt etwaige Änderungen wie Stornos oder Terminverschiebungen – sowohl für online als auch manuell gebuchte Termine. Zusätzlich ermöglicht das System der Praxis, den Status und Verlauf der Kommunikation einzusehen und nachzuverfolgen, ob alle Erinnerungen oder Unterlagen erfolgreich zugestellt und bearbeitet wurden.

Praktische Vorteile der Patientenkommunikation

• Zeitersparnis: Automatisierte Terminerinnerungen und der automatische Versand von Dokumenten entlasten das Praxisteam erheblich und verringern manuelle Verwaltungsarbeiten.
• Verbesserte Patientenerfahrung: Patienten erhalten alle wichtigen Informationen rechtzeitig und können ihre Unterlagen bequem online einsehen und signieren, ohne mehrfach erinnert werden zu müssen.
• Datenschutzkonformität: Der DSGVO-konforme Versand gewährleistet, dass sensible Informationen sicher und geschützt bleiben.
• Schnellere Freigabe von Therapien: Die digitale Signatur von Dokumenten kann als Trigger genutzt werden, um Therapiepläne zur Buchung freizugeben, was den Behandlungsprozess beschleunigt.
• Erhöhte Termintreue: Automatische Erinnerungen reduzieren verpasste Termine und sorgen für eine bessere Planungssicherheit in der Praxis.

Wirtschaftlicher Vorteil der Patientenkommunikation

Reduzierung verpasster Termine
Durch automatisierte Terminerinnerungen, die per E-Mail oder SMS versendet werden, können verpasste Termine erheblich reduziert werden. Nehmen wir an, dass ohne diese Funktion 10 % der Patienten ihre Termine vergessen, während die Ausfallquote mit automatisierten Erinnerungen auf 3 % sinkt.
• Patienten pro Jahr: 1.000
• Durchschnittlicher Umsatz pro Termin: 80 €
• Verpasste Termine ohne Erinnerungen: 10 % von 1.000 = 100 Termine
• Verpasste Termine mit automatisierten Erinnerungen: 3 % von 1.000 = 30 Termine
• Zusatzeinnahmen durch vermiedene Ausfälle: (100 – 30) × 80 € = 5.600 € pro Jahr
Personaleinsparungen durch automatisierten Dokumentenversand
Der Versand von Unterlagen, wie Aufklärungsbögen, Anamnesedokumenten oder Rechnungen, erfordert normalerweise manuelle Arbeit durch das Verwaltungsteam. Diese Aufgabe wird durch eTermio vollständig automatisiert, was den Zeitaufwand erheblich reduziert.
• Zeitersparnis pro Patient für den Dokumentenversand: 15 Minuten = 0,25 Stunden
• Gesamte Zeitersparnis pro Jahr (bei 1.000 Patienten): 1.000 Patienten × 0,25 Stunden = 250 Stunden
• Personalkostenersparnis: 250 Stunden × 25 € = 6.250 € pro Jahr
 
Schnellere Behandlung durch Signatur-Trigger
Die Möglichkeit, dass Patienten Dokumente online signieren und dadurch Behandlungen freigegeben werden, beschleunigt den gesamten Prozess. Anstatt auf Rückmeldungen zu warten, können Behandlungen schneller begonnen werden, was mehr Behandlungen pro Jahr ermöglicht.
• Anzahl zusätzlicher Therapien durch schnellere Freigabe: 5 % von 200 komplexen Behandlungen = 10 zusätzliche Behandlungen
• Durchschnittlicher Umsatz pro Behandlung: 500 €
• Zusatzeinnahmen durch schnellere Freigaben: 10 Behandlungen × 500 € = 5.000 € pro Jahr
Gesamter wirtschaftlicher Vorteil:
• Zusatzeinnahmen durch weniger verpasste Termine: 5.600 €
• Eingesparte Personalkosten: 6.250 €
• Zusatzeinnahmen durch schnellere Behandlungsfreigaben: 5.000 €
• Gesamtvorteil pro Jahr: 16.850 € pro Jahr

Dieses Beispiel zeigt, wie die automatisierte Patientenkommunikation nicht nur den Praxisbetrieb effizienter gestaltet, sondern auch einen klaren wirtschaftlichen Vorteil bietet, indem sie verpasste Termine reduziert, Personalkosten spart und Behandlungsprozesse beschleunigt.

Gesamtvorteil pro Jahr:

16.850 €

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