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So können Ärzte ihre Online-Terminvergabe pushen

Online Terminvergabe vermarkten (Bild: KU64 / Mockdrop.io)

Mit diesen Maßnahmen wird Ihr Online-Terminkalender erfolgreich: 12 Tipps, wie Ärzte die Online-Terminvergabe bei ihren Patienten bewerben können.

 

Online-Terminbuchungen bringen viele Vorteile

In vielen Branchen setzt sich die Vergabe von Terminen über ein Online-Terminvergabe-System durch, zum Beispiel im medizinischen Bereich. Verständlich, denn so müssen Patienten für eine Termin-Anfrage nicht mehr in Ihrer Praxis anrufen. “Die Entlastung für das Praxis-Team ist sehr groß”, erklärt Marcel Bear von KU64. Die größte deutsche Zahnarztpraxis hat wie viele Praxen ein System für Online-Terminbuchungen (OTB) im Einsatz. Mittlerweile werden darüber rund 10% aller Termine vergeben, was rund 600 Buchungen pro Monat entspricht.

Bei anderen Ärzten fällt der Anteil der übers Internet vergebenen Termine höher aus – er beträgt bis zu 30% und mehr. Damit einher geht eine deutliche Effizienzsteigerung, da sie sich die Ärzte und ihr Team auf wichtigere Dinge als die Vergabe von Terminen konzentrieren können.

 

Die Terminvergabe übers Internet muss beworben werden!

Nicht bei allen Arztpraxen zündet der Einsatz einer OTB-Lösung: Es werden nur wenige Termine pro Monat über den online verfügbaren Online-Terminkalender gebucht, die Entlastung durch das Web-basierte Vergabe-System ist in solchen Fällen kaum spürbar. Die Folge: Es macht sich Enttäuschung breit.

Ein Hauptgrund für den ausbleibenden Erfolg eines Online-Terminvergabe-Systems ist meist die mangelnde Vermarktung: Viele Patienten wissen gar nicht, dass sie ihre Termine auch online buchen können, deswegen greifen sie wie gewohnt zum Telefon. Damit die Online-Terminvergabe bei Ihnen ihr volles Potential entfalten und so das Praxis-Team entlasten kann, muss sie aktiv beworben werden!

 

So wird Ihre Online-Terminvergabe von Ihren Patienten mehr genutzt

Nachfolgend haben wir zwölf Ratschläge, wie Ihr Online-Terminkalender zum Erfolg wird. Dafür haben wir die Tipps in zwei Kategorien eingeteilt:

  • Tipps 1 bis 8: Damit sprechen Sie Ihre Bestandspatienten an
  • Tipp 9 bis 12: Diese Empfehlungen dienen auch zur Neupatienten-Gewinnung

 

Tipp 1: Über das neue OTB-System reden

Ärzte und das gesamte Praxis-Personal sollten darauf hinweisen, dass Termine über die Homepage gebucht werden können. Zum Beispiel direkt nach einer Behandlung. Oder wenn ein Patient am Tresen einen Termin vereinbaren möchte.

Dabei ist es wichtig, dass Sie die Vorteile kurz erklären:

  • Eine Online-Terminvereinbarung kann ganz flexibel und jederzeit – 24 Stunden am Tag – durchgeführt werden. Sie geht schnell und einfach.
  • Das OTB-System erinnert Patienten per Mail und/oder SMS an anstehende Termine – so wird kein Termin mehr vergessen.
  • Kann der Patient einen online gebuchten Termin nicht wahrnehmen, lässt sich dieser am PC oder Smartphone mit wenigen Klicks stornieren oder umbuchen.

 

Tipp 2: Flyer verteilen

Nachdem Sie Ihre Patienten über die Online-Terminbuchung informiert haben, ist es ratsam, eine kleine “Gedächtnisstütze” mitzugeben. Flyer sind dafür sehr gut geeignet. Oder Sie werden kreativ und überlegen sich eine andere Form – zum Beispiel eine Visitenkarte, bedruckte Kugelschreiber oder andere Werbemittel.

Wichtig: Kommunizieren Sie auf dem Flyer oder den Werbemitteln ganz genau, wo Ihr Online-Terminkalender zu finden ist! Ist er direkt auf der Startseite Ihrer Homepage integriert, so reicht diese Web-Adresse. Befindet er sich auf einer Unterseite, bspw. auf www.meinearztpraxis.de/terminbuchung, sollten Sie diese URL bei der Kommunikation verwenden.

 

Tipp 3: Flyer vielseitig einsetzen

Versuchen Sie, ihre Flyer so weit wie möglich zu verteilen. Zum Beispiel, indem Sie die Flyer…

  • in der Praxis auslegen, bspw. im Empfangs- und Wartebereich.
  • Ihren Rechnungen beilegen.
  • in Recall-Mailings integrieren.
  • am Tag der offenen Türe oder anderen Events an Ihre Patienten verteilen.

 

Tipp 4: Unterstützende Werbematerialien

Mit Roll-ups lassen sich Online-Terminvereinbarungen gut bewerben (Bild: AOK Zahnklinik Mainz)Viele unserer Kunden setzen neben Flyern zusätzlich noch ein:

  • Roll-ups
  • Kleine Aufsteller
  • Kundenstopper
  • Plakate
  • Display-Werbung

 

Tipp 5: Anrufbeantworter-Ansage updaten

Patienten, die nur selten in Ihre Praxis kommen, können sehr gut über die Ansage in der Warteschleife oder der Bandansage bei Abwesenheit über die Online-Terminvergabe informiert werden. Kommunizieren Sie auch hier deutlich die Web-Adresse.

 

Tipp 6: Prominent in der Webseite integrieren

Wenn Sie mit verschiedenen Maßnahmen auf Ihre Online-Terminbuchung hinweisen, muss diese auch leicht zu finden sein. Das heißt:

  • Integrieren Sie den Online-Terminkalender schnell ersichtlich auf der Startseite Ihrer Webseite. Am besten so, dass der Patient maximal zwei Mal scrollen muss.
  • Nehmen Sie die OTB in die Webseiten-Navigation auf.
  • Weisen Sie an allen passenden Stellen auf die Online-Terminvergabe hin, zum Beispiel beim Punkt “Kontakt” oder in Ihren News.

 

Tipp 7: Patienten direkt anmailen

Schicken Sie eine Mail an Ihre Patienten, mit dem Hinweis, dass Sie nun einen Online-Terminkalender zur Terminvergabe einsetzen. Beachten Sie hierbei die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Sie dürfen nur Patienten anmailen, die einer solchen Datennutzung zugestimmt haben!

 

Tipp 8: E-Mail-Signatur nicht vergessen

Ein kleiner, aber feiner Tipp: Weisen Sie in Ihrer E-Mail-Signatur auf Ihre OTB hin. Am besten heben Sie diesen Hinweis hervor, indem Sie Ihn fett, kursiv und/oder farbig formatieren.

 

Tipp 9: Social Media nutzen

Betreiben Sie eine Facebook-Seite, einen Instagram-Kanal oder ein Twitter-Profil? Sind Sie auf Xing, LinkedIn oder anderen sozialen Netzwerken aktiv? Dann binden Sie auch hier prominent einen Hinweis zur Online-Terminbuchung ein! Verfassen Sie im Abstand von zwei bis drei Monaten mindestens einen Post, in dem Sie auf die neue Art der Terminvergabe hinweisen.

Hinweis: Diese Art der Kommunikation wirkt modern und kann Neukunden anlocken.

 

Tipp 10: News und Newsletter

Besitzt Ihre Homepage eine News-Sektion oder versenden Sie einen Newsletter? Dann sollten Sie auch hier regelmäßig auf Ihre Terminvergabe übers Internet hinweisen.

 

Tipp 11: Push durch Anzeigen

Viele Patienten, besonders Neupatienten, suchen über Google nach freien Terminen bei Ärzten. Sie können eine prominente Platzierung in den Suchergebnissen erreichen, indem Sie Ihre Webseite bzw. die OTB-Unterseite mit Anzeigen über Google Ads (ehemals Google Adwords) bewerben. Diese Art der Bewerbung ist – wenn sie richtig umgesetzt wird – kostengünstig und sorgt für eine hohe Conversion.

Tipp: Lassen Sie Ihre Google Ads am besten von einen Profi aufsetzen und betreuen, ansonsten werden Ihre Suchmaschinen-Kampagnen unnötig teuer!

 

Tipp 12: No-Gos vermeiden

Einerseits sollten Sie versuchen, ihren Online-Terminbuchung so gut wie möglich bekannt zu machen. Andererseits gilt es, ein paar Fehler zu vermeiden. Dazu gehören unter anderem:

  • Sie bieten in ihrem Online-Terminkalender nur ausgewählte, kurze Zeiträume anstatt der regulären Sprechzeiten an.
  • Die Patienten können nur wenige Behandlungsarten online buchen.
  • Sie platzieren auf Ihrer Homepage die Telefonnummer prominenter als Ihre Online-Terminvergabe.
  • Sie behandeln das Thema OTB stiefmütterlich und setzen nur wenige der oben genannten Maßnahmen um.

 

Fazit

Damit Ihr Praxis-Team durch die Online-Terminvergabe wirklich entlastet wird, müssen Sie das System pushen. Und das mit vollem Einsatz und kontinuierlich! Benötigen Sie dabei etwas Unterstützung? Kein Problem, wenden Sie sich einfach an uns – wir helfen Ihnen gerne!

 

Bilder: KU64/Mockdrop.io, AOK Zahnklinik Mainz

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