Buchungslogik

Komplexe Buchungslogik mit eTermio

  • Effizienzsteigerung

  • Optimale Nutzung von Zeitzonen

  • Automatisierte Terminbestätigung

  • Vermeidung von Leerlaufzeiten

Die manuelle Terminvergabe in einer Zahnarztpraxis ist oft kompliziert und erfordert viel Koordination. Patientenaufenthalte müssen in verschiedene Behandlungsschritte unterteilt und auf unterschiedliche Praxisressourcen, wie Ärzte oder Behandlungsräume, aufgeteilt werden. Außerdem müssen Arbeitszeiten effizient genutzt und Notfallpatienten sowie kurzfristige Buchungen koordiniert werden. Ohne eine ausgeklügelte Buchungslogik kommt es oft zu Leerzeiten, ineffizienter Nutzung von Ressourcen und erhöhtem Verwaltungsaufwand.

Terminvergabe

Eine ineffiziente Terminvergabe führt zu längeren Wartezeiten für Patienten und ungenutzten Zeitfenstern, die die Kapazitäten der Praxis nicht optimal ausschöpfen. Besonders bei größeren chirurgischen Eingriffen kann es schwierig sein, die Zeit so zu planen, dass keine Lücken entstehen. Zusätzlich erfordert die manuelle Überprüfung und Bestätigung von Terminen durch das Praxispersonal zusätzliche Arbeit, besonders wenn die Termine außerhalb der Praxiszeiten gebucht werden.

Es besteht ein dringender Bedarf an einer automatisierten Buchungslogik, die den komplexen Anforderungen einer Zahnarztpraxis gerecht wird. Die Lösung sollte in der Lage sein, Termine effizient auf Ärzte und Ressourcen zu verteilen, verschiedene Behandlungsarten und Zeitzonen zu berücksichtigen und Buchungen ohne manuelle Bestätigung abzuwickeln.

Komplexe Buchungslogik

Die komplexe Buchungslogik von eTermio ermöglicht es, den gesamten Patientenaufenthalt in der Praxis in Behandlungsschritte zu unterteilen, die auf verschiedene Ressourcen verteilt werden können. Ärzte können dabei zeitweise für bestimmte Behandlungen gebucht werden, während in den Pausen oder zwischen Behandlungsschritten kürzere Termine wie Kontrolluntersuchungen stattfinden. Dies erhöht die Effizienz der Terminplanung und maximiert die Nutzung der Ressourcen.
Darüber hinaus können spezielle Zeitzonen definiert werden, beispielsweise für Schmerzpatienten oder größere chirurgische Eingriffe. Für Schmerzpatienten sind nur bestimmte Zeitfenster buchbar, während chirurgische Eingriffe so geplant werden können, dass ungenutzte Zeitfenster vor dem Eingriff mit anderen Behandlungen gefüllt werden, um Leerlaufzeiten zu vermeiden. Jede Behandlungsart kann dabei bestimmten Ressourcen zugewiesen werden, sodass nur verfügbare und geeignete Räume oder Geräte gebucht werden.


Einer der großen Vorteile ist, dass online gebuchte Termine automatisch bestätigt werden, ohne dass das Praxispersonal eingreifen muss. Dadurch erhalten Patienten auch außerhalb der Öffnungszeiten sofort eine Rückmeldung. Bestehende Patienten werden vom System automatisch erkannt und ihre Daten zugeordnet, was die Buchung und Verwaltung erheblich vereinfacht.

Praktische Vorteile der komplexen Buchungslogik

Effizienzsteigerung:
Die flexible Verteilung von Behandlungen und die Möglichkeit, Ärzte in Behandlungspausen für andere kürzere Termine zu nutzen, maximiert die Ressourcenauslastung der Praxis.

Optimale Nutzung von Zeitzonen
Mit der speziellen Zeitzonenlogik können Schmerzpatienten priorisiert und chirurgische Eingriffe so geplant werden, dass Lücken optimal gefüllt werden.

•Automatisierte Terminbestätigung
Patienten erhalten sofort nach der Buchung eine Bestätigung, auch außerhalb der Öffnungszeiten, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Vermeidung von Leerlaufzeiten
Durch die intelligente Zuweisung von Behandlungen an Ressourcen werden Leerzeiten minimiert und die Praxisabläufe gestrafft.

Erkennung von Bestandspatienten
Das System erkennt automatisch bestehende Patienten und fügt diese der Buchung zu, was doppelte Datensätze vermeidet und die Verwaltung vereinfacht.

Wirtschaftlicher Vorteil der komplexen Buchungslogik

Optimierte Ressourcenauslastung
Durch die Aufteilung von Behandlungen auf verschiedene Ressourcen und die flexible Nutzung der Arbeitszeit können mehr Patienten pro Tag behandelt werden. Dadurch wird die Auslastung der Praxis erhöht, insbesondere bei kürzeren Terminen, die in Behandlungspausen untergebracht werden.
• Anzahl der zusätzlichen Termine pro Woche durch effiziente Ressourcennutzung: 5 kurze Termine pro Woche
• Durchschnittlicher Umsatz pro kurzem Termin (z. B. Kontrolluntersuchung): 80 €
• Zusatzeinnahmen durch mehr Termine: 5 Termine × 80 € × 52 Wochen = 20.800 € pro Jahr
Reduzierte Leerlaufzeiten
Die spezielle Zeitzonenlogik und die automatische Buchungsfreigabe für kurzfristige Behandlungen sorgen dafür, dass Leerzeiten minimiert werden. Dies ist besonders wichtig bei großen chirurgischen Terminen, bei denen ungenutzte Zeitfenster kurz vor dem Behandlungstermin freigeschaltet werden.
• Vermeidung von Leerlaufzeiten durch Zeitzonenlogik: 2 Stunden pro Woche
• Durchschnittlicher Umsatz pro Stunde: 160 €
• Zusatzeinnahmen durch gefüllte Lücken: 2 Stunden × 160 € × 52 Wochen = 16.640 € pro Jahr
 
Reduzierter Verwaltungsaufwand
Durch die automatische Terminbestätigung und die Erkennung von Bestandspatienten wird die Arbeit des Praxispersonals erheblich erleichtert. Dies führt zu Einsparungen bei den Personalkosten, da weniger manuelle Arbeit erforderlich ist.
• Zeitersparnis pro Woche durch automatisierte Terminverwaltung: 3 Stunden
• Personalkostenersparnis: 3 Stunden × 25 € × 52 Wochen = 3.900 € pro Jahr
 
Gesamter wirtschaftlicher Vorteil
• Zusatzeinnahmen durch optimierte Ressourcenauslastung: 20.800 €
• Zusatzeinnahmen durch vermiedene Leerlaufzeiten: 16.640 €
• Eingesparte Personalkosten: 3.900 €
• Gesamtvorteil pro Jahr: 41.340 € pro Jahr

Fazit
Die komplexe Buchungslogik von eTermio verbessert nicht nur die Effizienz der Terminvergabe und Ressourcennutzung, sondern sorgt auch für eine Reduzierung der Leerlaufzeiten und des Verwaltungsaufwands. Dies führt zu erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen, die der Praxis mehr als 41.000 € pro Jahr einbringen können.

Gesamtvorteil pro Jahr:

41.340 €

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